El departamento de compras en una PYME

El departamento de compras en la PYME, un área con un amplio margen de mejora

¿Sabes quién compra en tu empresa? Analizamos la función de compras y exponemos los métodos para su mejora.

En las empresas comerciales, las compras representan la partida de gastos más importante de la organización. En las industriales, pueden ser la primera o la segunda categoría más importante. En el tráfico mercantil no solo se compran materiales, sino que se subcontratan servicios que pueden representar una parte muy relevante de los gastos. Los materiales y servicios comprados forman parte no solo intrínseca de la oferta comercial de la empresa, sino también de su imagen pública ante el mercado.

Abordaremos este tema en dos artículos. Hoy os entregamos la primera parte.

Separación entre compras y aprovisionamiento

En el ámbito de la gestión de las compras existen dos funciones claramente diferenciadas:

• La función de compras, que es la que aporta mayor valor a la empresa. Consiste en definir especificaciones del producto a comprar y el tipo de servicio requerido, seleccionar proveedor y negociar las condiciones de las compras. Es una actividad que se realiza periódicamente, y es ejecutada por una persona de alto nivel de en la empresa por el impacto potencial que tiene en los resultados de la organización.

• La función de aprovisionamiento, persigue asegurar la disponibilidad del material en función de las condiciones marcadas en la compra. Puede ser llevada a cabo por un administrativo, y el elemento clave es la existencia de unos procedimientos de trabajo claros y eficientes.

Para que la función aprovisionamiento funcione adecuadamente es necesario que los trámites de recepción, almacenaje, inventario y salida de mercancías sean eficaces. Normalmente es necesario un buen soporte informático, así como instrucciones de trabajo claras y personal bien formado. Un almacén mal llevado destruye valor de la empresa.

“Un almacén mal llevado destruye valor de la empresa”

 

Muchas veces en la empresa esta separación, compras/aprovisionamiento, no existe, de forma que la misma persona compra y aprovisiona. A veces se piden tres presupuestos para productos o servicios con poco impacto en resultados y se siguen comprando los productos básicos al proveedor “de toda la vida”. El resultado es que se malgastan recursos de la empresa y se compra con unas condiciones manifiestamente mejorables.

Impacto económico y financiero

Es necesario dedicar la atención correspondiente a este concepto de gastos, pues una simple reducción de un 1% en su importe total puede representar un incremento notable de beneficios.

Otro aspecto muy importante de las compras es el impacto que tienen en los niveles de inversión de fondos de la empresa. Hacer compras de alto volumen para conseguir un mejor precio puede ser indicado en algunas ocasiones, pero hay que tener en cuenta que la empresa necesita mucho dinero para tener un almacén a rebosar. A veces las empresas necesitan recurrir a pólizas bancaria para poder financiar sus compras, cuando por la seguridad del suministro podría tener unos noveles mucho más bajos de existencias, realizar pedidos más frecuentemente y no necesitar financiación adicional para este fin.

Los recursos financieros, tanto los propios como los externos, son finitos por naturaleza. Toda cantidad que se dedica a mantener unos altos niveles de existencias no se dedica a otra finalidad que quizás es más importante, o bien se están pagando unos intereses innecesarios.

La función estratégica de compras

La gestión de las compras debe adaptarse a las características de cada producto. Usaremos los criterios expuestos por un famoso autor, Kraljic. Los criterios para medir la relevancia de los productos/servicios en la empresa son los siguientes:

• Impacto en resultados: Es proporcional a la importancia del coste del producto en el coste de la producción final.

• Complejidad/riesgo del suministro: Es proporcional al número de proveedores disponibles, a la dimensión relativa del cliente respecto al proveedor y la dimensión del mercado, así como a la complejidad de la cadena de suministro. A lo largo de 2022 muchos productos entraron en esta categoría por la escasez sobrevenida, así como la volatilidad del precio.

En función de los dos criterios mencionados, aparecen cuatro categorías de compra:

• Productos apalancados: Tienen una gran repercusión en los resultados de la empresa; un pequeño incremento en el coste unitario puede representar mucho dinero. En el mercado se encuentra un número alto de proveedores disponibles, y la complejidad del suministro es baja, siendo fácil cambiar de proveedor. La calidad de productos está estandarizada por lo que el riesgo de suministro es bajo.

• Productos estratégicos: También tienen una gran repercusión en los resultados de la empresa, pero en el mercado sólo se encuentra uno o dos proveedores, o bien los costes de cambio de proveedores son muy altos. Normalmente son productos personalizados/producidos bajo especificaciones especiales, incorporados en el producto/servicio que produce la empresa.

• Productos rutinarios o no críticos: Alude a materiales fáciles de comprar, con poco impacto en los resultados y de riesgo escaso.

• Productos de cuello de botella o críticos: Materiales con poco impacto en los resultados, pero de alto riesgo por disponer de pocos proveedores o sólo uno. Los productos de esta categoría están incorporados en la oferta comercial de la compañía y pueden proporcionarles una diferenciación respecto a los competidores, o bien formar parte de un proceso básico de soporte. Esto ocurre sobre todo cuando un proveedor domina el mercado por tratarse de productos normalmente especializados.

Los materiales / servicios de cada cuadrante exigen una gestión específica. En el próximo artículo se desarrollarán las políticas a seguir para cada situación.