Los problemas que pueden llegar a comprometer la continuidad de una empresa raramente aparecen de forma súbita, sino que se han ido gestando a lo largo de un periodo más o menos largo de tiempo. La reducción de ventas, la disminución de márgenes, la pérdida de productividad o el aumento del endeudamiento son problemas que se van desarrollando con el tiempo. Si no se toman decisiones a tiempo, la empresa puede encontrarse en graves dificultades.
La pregunta que todo el mundo se hace es ¿por qué no se actuó antes, cuando los problemas eran menores y más manejables? La respuesta es compleja, porque cada empresa y cada empresario tiene sus propias circunstancias, pero casi siempre aparece una característica común: el empresario se ha engañado a sí mismo durante demasiado tiempo.
En esencia, el empresario se engaña a sí mismo porque cree o quiere creer más en su proyecto y, en algunos casos, este deseo le incentiva a no ver la realidad que pone en cuestión su proyecto. La realidad física de la empresa (oficina, almacén, vehículos,..) no refleja de forma automática la salud económica de la misma; donde esta se manifiesta de forma clara es en la cuenta de explotación y el balance. El nexo de unión entre ambas realidades (la física y la de los estados contables) es el saldo de la cuenta del banco, aunque también puede ser maquillada durante un tiempo a base de préstamos y pólizas.
No existe un único conjunto de motivos que provocan esta situación. Podemos enumerar una lista de explicaciones que el empresario se da a sí mismo, cada una de las cuales tendrá un peso específico diferente en cada situación.
El empresario está centrado en la ejecución de las operaciones del negocio, y no en asegurar que estas sean rentables. Se centra en lo que gusta y sabe hacer, y evita salir de su zona de confort. Con frecuencia, el control de gestión está fuera de la misma. No entender bien los estados contables, no disponer de un sistema de control de gestión, impide saber qué acciones emprender para corregir los problemas que muestran.
Un gran pedido puede ser una bendición para la empresa.. o una maldición, depende del margen que deje en la cuenta de explotación. Raramente una sola acción cambia el rumbo de una empresa. Los cambios que realmente transforman la empresa son los que se crean desde su interior. Un pedido nos puede salvar 2 meses de trabajo, pero si no cambia nada más, la empresa solo ha ganado un poco de tiempo.
El factor común de estas explicaciones es la abdicación de la responsabilidad de administrar el negocio. El empresario asume el papel de director de operaciones, jefe de taller, encargado de obra o vendedor de grandes cuentas, pero no el de administrador de la empresa. La función básica de un empresario es administrar su empresa, no ser un superempleado.
En una PYME, otro factor muy importante es la dificultad de evaluar objetivamente al personal de la empresa debido a la vinculación emocional del empresario con los integrantes de su equipo de trabajo. A veces se obvian comportamientos que cualquier otra persona consideraría inaceptables. En el caso de PYMES familiares, la situación es aún más difícil. El resultado es que al empresario le cuesta corregir desempeños mediocres, y aún le cuesta más despedir, especialmente en poblaciones pequeñas donde todo el mundo se conoce.
La receta es simple, pero con frecuencia su implantación no es fácil. Podemos resumirlo en los siguientes pasos:
No lo son ni su estructura organizativa, ni sus clientes, ni sus proveedores, ni su personal, ni sus bancos, porque a todos ellos los ha escogido él, y es él quien los mantiene en su lugar día a día y no pone a otros en su lugar. Legalmente, el administrador es responsable de la empresa, y es de sentido común que se comporte como tal. Como el empresario asume una responsabilidad, es él el que debe actuar.
No hace falta que el empresario ejecute personalmente el control de gestión, pero sí que debe estar informado puntualmente de la situación de la empresa. Solo así podrá intervenir con acierto.
El control de gestión es solo efectivo si permite tomar buenas decisiones. Sin toma de decisiones, el control de gestión no sirve de nada. La toma de decisiones se basa parcialment en la experiencia y la intuición, pero los datos también son un elemento imprescindible.
Si el empresario no quiere cumplir o no se siente con fuerzas para cumplir estos tres pasos, mejor que considere seriamente dejar de ser empresario. Perderá menos dinero, no deberá asumir responsabilidades civiles, laborales, mercantiles, penales y medioambientales, y podrá pasar más tiempo son su familia.