Los problemas que pueden llegar a comprometer la continuidad de una empresa raramente aparecen de forma súbita, sino que se han ido gestando a lo largo de un periodo más o menos largo de tiempo. La reducción de ventas, la disminución de márgenes, la pérdida de productividad o el aumento del endeudamiento son problemas que se van desarrollando con el tiempo. Si no se toman decisiones a tiempo, la empresa puede encontrarse en graves dificultades.
La pregunta que todo el mundo se hace es ¿por qué no se actuó antes, cuando los problemas eran menores y más manejables? La respuesta es compleja, porque cada empresa y cada empresario tiene sus propias circunstancias, pero casi siempre aparece una característica común: el empresario se ha engañado a sí mismo durante demasiado tiempo.
En esencia, el empresario se engaña a sí mismo porque cree o quiere creer más en su proyecto y, en algunos casos, este deseo le incentiva a no ver la realidad que pone en cuestión su proyecto. La realidad física de la empresa (oficina, almacén, vehículos,..) no refleja de forma automática la salud económica de la misma; donde esta se manifiesta de forma clara es en la cuenta de explotación y el balance. El nexo de unión entre ambas realidades (la física y la de los estados contables) es el saldo de la cuenta del banco, aunque también puede ser maquillada durante un tiempo a base de préstamos y pólizas.
Percepciones del estado del negocio
No existe un único conjunto de motivos que provocan esta situación. Podemos enumerar una lista de explicaciones que el empresario se da a sí mismo, cada una de las cuales tendrá un peso específico diferente en cada situación.
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"No sé por dónde empezar para tener mi empresa controlada".
El empresario está centrado en la ejecución de las operaciones del negocio, y no en asegurar que estas sean rentables. Se centra en lo que gusta y sabe hacer, y evita salir de su zona de confort. Con frecuencia, el control de gestión está fuera de la misma. No entender bien los estados contables, no disponer de un sistema de control de gestión, impide saber qué acciones emprender para corregir los problemas que muestran.
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"La salud de la empresa no depende mucho de mí".
Pensar que la situación de la empresa depende en gran parte del entorno exterior (situación económica general, la fuerza de los clientes y proveedores, la ausencia de personal preparado en el mercado de trabajo, las condiciones que imponen los bancos,..), puede llevar a la conclusión que no tiene mucho sentido realizar grandes cambios en el interior de la compañía, porque las variables fundamentales están situadas fuera de la empresa. -
"Me he salido de situaciones peores".
Aun siendo consciente de que la empresa se halla en una situación difícil, el empresario puede pensar que podrá seguir adelante porque en el pasado también se han superado grandes dificultades sin haber tenido que cambiar la forma de dirigir la empresa. -
"Si consigo ese pedido, creo que las cosas empezarán a ir mejor".
Un gran pedido puede ser una bendición para la empresa.. o una maldición, depende del margen que deje en la cuenta de explotación. Raramente una sola acción cambia el rumbo de una empresa. Los cambios que realmente transforman la empresa son los que se crean desde su interior. Un pedido nos puede salvar 2 meses de trabajo, pero si no cambia nada más, la empresa solo ha ganado un poco de tiempo.
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"No tengo tiempo de analizar números, lo importante es servir los pedidos".
Asumir una gran carga de trabajo impide al empresario disponer de tiempo para tomar una distancia del día a día de la empresa y poder tomar decisiones. A veces, el empresario se refugia en el día a día, lugar en el que se siente seguro, y evita analizar la empresa, terreno en el que se siente inseguro o piensa que no le va a gustar lo que pueda encontrar, o no va a saber resolver los problemas que pueda encontrar.
El factor común de estas explicaciones es la abdicación de la responsabilidad de administrar el negocio. El empresario asume el papel de director de operaciones, jefe de taller, encargado de obra o vendedor de grandes cuentas, pero no el de administrador de la empresa. La función básica de un empresario es administrar su empresa, no ser un superempleado.
En una PYME, otro factor muy importante es la dificultad de evaluar objetivamente al personal de la empresa debido a la vinculación emocional del empresario con los integrantes de su equipo de trabajo. A veces se obvian comportamientos que cualquier otra persona consideraría inaceptables. En el caso de PYMES familiares, la situación es aún más difícil. El resultado es que al empresario le cuesta corregir desempeños mediocres, y aún le cuesta más despedir, especialmente en poblaciones pequeñas donde todo el mundo se conoce.
Cómo corregir la situación del negocio
La receta es simple, pero con frecuencia su implantación no es fácil. Podemos resumirlo en los siguientes pasos:
1.- El empresario debe reconocer que él es el principal responsable de la marcha de su empresa.
No lo son ni su estructura organizativa, ni sus clientes, ni sus proveedores, ni su personal, ni sus bancos, porque a todos ellos los ha escogido él, y es él quien los mantiene en su lugar día a día y no pone a otros en su lugar. Legalmente, el administrador es responsable de la empresa, y es de sentido común que se comporte como tal. Como el empresario asume una responsabilidad, es él el que debe actuar.
2.- Construir un sistema de control que le tenga al día de la situación real del negocio.
No hace falta que el empresario ejecute personalmente el control de gestión, pero sí que debe estar informado puntualmente de la situación de la empresa. Solo así podrá intervenir con acierto.
3.- Tomar decisiones en base al control de gestión.
El control de gestión es solo efectivo si permite tomar buenas decisiones. Sin toma de decisiones, el control de gestión no sirve de nada. La toma de decisiones se basa parcialment en la experiencia y la intuición, pero los datos también son un elemento imprescindible.
Si el empresario no quiere cumplir o no se siente con fuerzas para cumplir estos tres pasos, mejor que considere seriamente dejar de ser empresario. Perderá menos dinero, no deberá asumir responsabilidades civiles, laborales, mercantiles, penales y medioambientales, y podrá pasar más tiempo son su familia.
