Cuando un empresario decide contratar un proyecto de consultoría para su empresa, se encuentra ante un momento importante en la vida de ésta. Previamente ha sido testigo de claras oportunidades de mejora, procesos que exigían ser modificados, comportamientos y hábitos profesionales que debían evolucionar. La situación anterior afectaba de forma importante a los resultados de su empresa.
La decisión de querer cambiar las cosas no es fácil. Es necesario romper inercias históricas y adentrarse por un tiempo en una zona de gestión del cambio de aspectos diarios dentro de su organización, considerados inamovibles durante años, pero que son cuestionables y requieren ser cambiadas. El consultor, junto al empresario, deben guiar a su personal a lo largo de todo este proceso para alcanzar una situación empresarial más solvente y competitiva.
Es fácil entender que el proceso de consultoría debe estar bien llevado. Pero la pregunta clave a plantearse es: ¿Cómo saber si el proceso de cambio se está gestionando de forma correcta o no? Ya que un error en este sentido no contribuiría a mejorar la situación inicial.
Elementos básicos en un proyecto de consultoría
Para que un proyecto de consultoría sea exitoso son necesarios los elementos básicos siguientes:
1. Acierto en el diagnóstico
Antes de empezar a cambiar procesos y políticas, es necesario saber cuáles son los problemas reales de la empresa y las causas que los generan. Esta es la fase más importante, porque todo el trabajo posterior se apoyará en el diagnóstico inicial.
El empresario casi siempre hace un primer diagnóstico, pero con frecuencia este se centra en las disfunciones más llamativas y no en las causas reales de las mismas, y la priorización que hace de los problemas está sesgada por sus propias competencias profesionales, la relación emocional que mantiene con la empresa y sus integrantes, así como su propia visión de la compañía. Por ejemplo, el empresario puede atribuir la falta de ventas a un equipo comercial poco competente, pero es necesario verificar si las condiciones contractuales que se ofrecen a los comerciales pueden ser atractivas para un comercial efectivo.
Es aconsejable contar con la visión de un profesional externo. La realización de esta parte del proyecto de cambio exige franqueza y transparencia por parte del empresario, y capacidad de escucha, experiencia y buen juicio por parte del analista. En todas las empresas hay muchas cosas a mejorar, pero el acierto en el diagnóstico consiste en identificar las carencias que más afectan a la rentabilidad o limitan el correcto desarrollo de la empresa.
2. Implicación e inquietud por la mejora por parte del empresario
Un proyecto de cambio en la empresa es un proyecto estratégico, y necesita estar liderado de forma clara por la dirección y propiedad. El empresario debe estar convencido que la situación actual no es sostenible a medio o largo plazo, ya sea por motivos económicos, por calidad de vida o porque simplemente la supervivencia de la empresa está en juego. Con frecuencia, el proyecto de cambio no es una opción, sino una necesidad, y como tal debe ser tratado por el empresario.
3. Un equipo de consultores profesional y experimentado
Las empresas afrontan procesos de cambio profundos pocas veces a lo largo de su vida, por lo que lo normal es que el personal de la empresa tenga poca experiencia en gestionar este tipo de situaciones. Para conseguir que los objetivos marcados se cumplan y que el equipo humano de la empresa lo viva como un proceso positivo, es necesario que el proyecto esté diseñado y ejecutado por un equipo de consultores profesionales que cuenten con la experiencia necesaria. Cada empresa es diferente, pero los procesos de negocio y el trato con las personas siempre siguen unas reglas básicas de respeto, realismo y profesionalidad.
4. Disponer de las técnicas de gestión adecuadas a las necesidades del proyecto
No basta con que se conozcan las técnicas, es necesario disponer de experiencia en su implementación en tiempo y forma. Debe asegurarse que los consultores responsables del proyecto dominan las técnicas de gestión necesarias, y que han aplicado las mismas con éxito en proyectos anteriores en empresas con necesidades parecidas.
5. Focalizar la atención a las personas
Todo proceso de cambio empresarial afecta a todos los integrantes de la empresa. Se produce una serie de cambios, algunos exigen desempeñar nuevas funciones, responsabilidades y un aumento de las exigencias en el trabajo diario; con frecuencia es necesario aprender nuevas competencias, y ponerlas en práctica de forma rápida y correcta. Esta situación puede provocar tensiones en parte del personal, pero con frecuencia las alternativas ofrecen peores resultados.
Es importante que este proceso de cambio en el día a día se lleve a cabo con respeto a las personas, tratándolas como a los profesionales que son y asegurando que entienden la necesidad de los cambios y disponen de la formación y soporte necesarios.
6. Planificar y medir el desarrollo del proceso
Se dice que lo que no se mide no existe. Si no se mide cómo se ejecuta el plan de consultoría, puede decirse que el plan no existe. Es importante priorizar y saber por dónde empezar. El control del proyecto es imprescindible y permite saber en qué punto del proyecto se encuentra la organización, qué se ha hecho y qué queda por hacer. Deben definirse objetivos finales e intermedios, responsables claros y plazos de finalización. La planificación es una herramienta para que el empresario sea propietario de su proyecto. Sin un control del proyecto, el resultado puede acabar de cualquier manera.
7. Trabajar sin prisas, pero sin pausa
Difícilmente se pueden asentar cambios sustanciales y duraderos en proyectos de consultoría de corta duración. Transformar los cambios en rutinas de trabajo será clave para que las mejoras permanezcan, pero esto requiere del tiempo necesario, una planificación de los trabajos realista para los equipos internos de la empresa y alejadas precipitaciones.
8. Actualizar la visión que tiene el empresario de su propia empresa
El proyecto de cambio debe dejar su huella más profunda en el empresario que lo ha contratado. Él es el máximo responsable y debe ser capaz de tener una visión crítica de su organización. Tras el proyecto de consultoría, tanto él como su empresa debieron cambiar. La empresa habrá dejado atrás una etapa de adolescencia, aquejada por los males que se producen cuando el cuerpo crece más deprisa que la mente, pero debe ser el empresario quien, después del importante aprendizaje que el proyecto de consultoría le ha supuesto, el que debe asegurarse que los procesos y actitudes creados por el proyecto de cambio sigan vigentes en el tiempo.
Es necesario aplicar estos elementos en todo proceso de cambio estratégico de la empresa. Saltarse un paso es apostar a que las cosas no salgan bien o que las mejoras conseguidas no se consoliden. Cuando el empresario considere que puede ser necesario un proceso de cambio estratégico, debe tener presente estas cuestiones y obligarse a él mismo, y a la empresa de consultoría, a cumplirlas.
¿Cómo realiza Iberdac un proyecto de consultoría? Hemos respondido con anterioridad a esta y otras dudas en el siguiente artículo, Iberdac y la consultoría empresarial, no te pierdas su lectura y conoce como enfocamos nuestro método y nuestros proyectos de consultoría.
