4 claves que afectan a la productividad del personal de oficina
La medición de la productividad del personal de oficina es uno de los sufrimientos que padece todo empresario. Vamos a detallar las cuatro claves que influyen en la productividad del personal que trabaja en la oficina de una PYME.
Especialmente en estos departamentos, cuesta saber si los trabajadores tienen un rendimiento óptimo o no. Se acumulan los papeles sobre la mesa, las llamadas de teléfono no cesan y los emails parecen no terminarse nunca, aunque hagan sus 8 horas, da la sensación de que el trabajo no termina de salir adelante. ¿Nuestra empresa está siendo poco productiva?
Cuando la PYME crece en actividad y facturación, no tarda en aparecer la demanda de más personal administrativo “porque no se llega”.
El empresario, ocupado normalmente en otros temas más urgentes para la empresa, como son las ventas, la producción o la financiación bancaria, no sabe si debe contratar a alguien a jornada parcial, a tiempo completo o bien recurrir a una ETT para prestar soporte en momentos puntuales.
Lo que sí sabe es que, por este camino, está aumentado los gastos de estructura y no tiene claro qué beneficios le aportará la nueva persona.
Antes de contratar a personal adicional en la oficina, deben tenerse en cuenta una serie de factores que son básicos para asegurar la productividad laboral en este espacio. Vamos a ver los 4 puntos clave.
- Los Procesos de Trabajo
- La Formación del Personal
- La Tecnología en la Oficina
- El Liderazgo en la Oficina
Los Procesos de Trabajo
1.- Racionalizar los procesos de trabajo.
Lo primero que debe hacerse es tener unos procesos de trabajo administrativo claros y eficientes. Es muy normal no haber dedicado atención a esta área, y el resultado es que los procesos han ido evolucionando de forma particular, sin una visión general, dependiendo mucho de las personas que han ocupado los puestos del área administrativa.
Un análisis en profundidad de los procesos de trabajo puede encontrar los siguientes problemas:
- Procesos de trabajo repartidos entre varias personas, en donde no hay un responsable claro de la labor en general, y en donde los papeles se amontonan a lo largo de las fases.
Pueden producirse errores, retrasos, confusiones y pérdida de documentación, a pesar de que todos los integrantes de la tarea o tareas, aseguren que ellos ejecutan sus fases de forma puntual y ordenada.
- Falta de comunicación. La poca comunicación entre personas puede generar la existencia de trabajos duplicados, que son ejecutados por trabajadores que desconocen exactamente qué hacen sus compañeros.
También se puede producir la ejecución de tareas con muy poco valor añadido, que quizá tuvieron sentido en un momento pasado, pero cuando las circunstancias o el entorno han cambiado, nadie se ha preocupado de poner al día los procesos.
Las tareas pendientes de ejecución deben tener un propietario, una persona que define cómo han de realizarse las cosas y ser responsable ante la gerencia de su buena ejecución.
También se han de asociar a los procesos unos indicadores que midan su funcionamiento, tanto del volumen de trabajo como del nivel de cumplimiento. Estos elementos son necesarios para evaluar el buen funcionamiento del área.
La Formación del Personal
2.- Personal adecuado a la función.
Se ha de ser exigente con el perfil profesional de las personas que se incorporan. Si van a trabajar de forma indefinida en la compañía pueden estar mucho tiempo en ella. El trabajador tendrá que asumir a lo largo de los próximos años nuevas funciones. Para los puestos administrativos es necesaria una preparación específica y una actitud adecuada. Por ejemplo, la persona que lleva la contabilidad ha de saber contabilidad y tener experiencia previa en el puesto.
Aunque esto parece obvio, no siempre ocurre. En esos casos, lo más probable es que los estados financieros no acaben reflejando la realidad de la empresa, de forma que el empresario acabará engañándose a si mismo, y la empresa no ejecutará algunas funciones muy importantes (como es la contabilidad presupuestaria, el cálculo del coste hora del personal, etc..) que mermarán de forma importante su competitividad. Tener un equipo poco preparado sale muy caro.
La Tecnología en la Oficina
3.- Hacer un buen uso del ERP.
Hoy en día las herramientas informáticas son la espina dorsal de muchos de los procesos de la empresa. A pesar de su importancia, es muy frecuente encontrar empresas que utilizan una parte muy pequeña del potencial de sus programas de gestión (ERP), ya sea por falta de formación del personal, porque el sistema está mal implantado, por haberse efectuado un mal traspaso de la información del sistema anterior, por errores del programa en sistemas hechos a medida, etc..
El resultado es que pueden no controlarse aspectos básicos del funcionamiento de la empresa, o tener que realizar manualmente tareas que el sistema informático debería hacer de forma automática. Son incontables las horas que se pierden cada año por no hacer un buen uso del sistema informático de gestión del negocio.
La empresa debe ser exigente con su proveedor de informática, y asegurarse de concretar que se espera del ERP. La inversión que se efectúa en el sistema informático siempre será importante, pero si está bien hecha será mucho más económica que las ineficiencias que pueden mantenerse durante muchos años por defectos graves en el funcionamiento de un sistema mal implantado.
El Liderazgo en la Oficina
4.- Liderazgo adecuado.
Los problemas que se han descrito en los puntos anteriores son fruto de no haber dedicado el tiempo y la atención que requiere el asunto. Pocos son los dirigentes que se sienten cómodos en este ámbito, pero no por ello deja de ser su responsabilidad.
Si el empresario no tiene la dedicación o la formación para trabajar en esta área, deberá delegar la función en alguien que sí pueda realizarla. Marcará unos objetivos claros (que los costes administrativos crezcan la mitad que la facturación, por ejemplo), otorgar los medios y autoridad necesarios para poder conseguirlos y situar a la persona adecuada al frente.
Lo que no funciona es soportar durante un largo periodo de tiempo la presión de necesitar personal sin saber qué hacer. Lo primero es asegurar la eficiencia del proceso; contratar más personas para que trabajen de forma improductiva es cargar la empresa de gastos generales de los que no se saca ningún provecho.
En Iberdac, como consultores especializados en Pymes, nos encontramos frecuentemente con empresarios que padecen la falta de tiempo o conocimientos para poder llevar estos aspectos mencionados en el artículo a una fase más evolucionada que les permita ganar en calidad de vida o salud empresarial. Si te ha parecido interesante nuestro artículo, puedes ver cómo trabajamos con nuestros clientes en casos reales haciendo clic aquí.
