A partir del momento en que una sociedad alcanza una determinada dimensión, el empresario no puede ser el único que tome todas las decisiones. Debe apoyarse en un equipo directivo, que tome con él las decisiones adecuadas y las lleve a la práctica correctamente y a tiempo. Uno de los mejores mecanismos para conseguir este objetivo es crear un comité de dirección. Las funciones básicas de este comité son tres:
- Proporcionar a sus miembros información amplia y actualizada de la marcha de la empresa.
- Tomar decisiones relevantes en base a la información recibida.
- Asegurar el seguimiento y coordinación necesaria para que las decisiones tomadas se lleven a la práctica.
¿Quién debe participar?
Para poder asegurar el cumplimiento de las funciones mencionadas, los miembros del comité deben ser las personas con mayor autoridad en la organización y cuyas decisiones tienen mayor impacto en los resultados. Normalmente está constituido por el empresario / administrador y cada uno de los responsables de las áreas funcionales más relevantes de la empresa, como son ventas y marketing, finanzas, operaciones (incluyendo compras) y recursos humanos. Según el tamaño y estructura de la empresa, pueden añadirse otras áreas como informática, calidad u otras. No es conveniente que el comité supere los 7/8 miembros.
El comité de dirección es el equipo de trabajo con el que sus miembros se sientes más identificados. Los miembros del comité han de reconocerlo como su grupo de trabajo primario, siendo éste más prioritario que el formado por cada director con los miembros de su propio departamento. Des del punto de vista de los equipos que componen la empresa, esta saldrá adelante si cuenta con el mejor equipo de directores que actúan conjuntamente, no por tener únicamente el mejor equipo de ventas o de finanzas.
El empresario debe confiar en la competencia profesional de los miembros del comité. Si no confía en alguno de ellos, la empresa tiene un problema previo a la organización del comité de dirección.
Existe un límite entre el número de miembros del comité, el número de veces que se reúne y el número de temas que se pueden discutir con efectividad.
La logística de las reuniones
Para asegurar que las reuniones del comité de dirección sean efectivas, es conveniente seguir las siguientes pautas:
1.- Las reuniones de comité de dirección deben celebrarse periódicamente (cada semana o quincena a lo sumo), idealmente el mismo día/hora. Por ejemplo todos los lunes de 10 a 12. Deben formar parte de las tareas habituales, no ser un hecho excepcional que se produce de vez en cuando.
2.- Las reuniones deben convocarse con antelación. Una buena idea es realizar en el mes de enero las convocatorias de todo el año. De esta forma, nadie puede agendar otros asuntos en el mismo día/hora.
3.- Los asistentes han de disponer de la agenda / orden del día con los temas a tratar con una cierta anterioridad. Si se quiere que los temas se discutan con rigor, los asistentes deben poder prepararse las reuniones con un poco de tiempo de calidad.
4.- Debe tener una hora de inicio y una hora de finalización. Los asistentes deben medir sus intervenciones para tratar todos los temas de la agenda en el tiempo señalado. Alguna vez puede quedar algo por tratar, pero no puede ser la norma.
5.- Es necesario que se designe a una persona responsable de convocar las reuniones, mostrar los datos de la empresa, y que también tome nota de las decisiones tomadas y de otra información relevante. Esta información debe ser pasada a los asistentes una vez finalizada la reunión.
Las normas de asistencia
Los asistentes a las reuniones del comité solo tienen que cumplir dos sencillas obligaciones. Ser puntuales y participar.
Estar presente
Ser puntual significa ir a todas las reuniones, independientemente de que surjan asuntos que puedan parecer más importantes o más urgentes. Lo importante de veras debe tratarse en el comité. Respecto a las urgencias, una empresa no puede gestionarlas a costa de los asuntos importantes. En una empresa pocas cosas son tan urgentes que su tratamiento no pueda esperar un par de horas. Si habitualmente un directivo necesita tener que asumir personalmente y de forma inmediata la resolución de las incidencias que surgen en su departamento, significa que se produce una falta de delegación dentro de su propia unidad organizativa. Siempre puede haber una excepción al año, pero no una cada semana.
La puntualidad no es solo una muestra de respeto a los otros asistentes, es hacer que la empresa no pierda el dinero que paga a las personas que están en la reunión esperando al que llega tarde. Y si siempre es el mismo, el empresario debe tener una charla con él.
Estar presente también significa no compaginar la celebración de la reunión con trabajar en otros asuntos con el portátil, mirar el correo por el móvil, atender llamadas por teléfono o a visitas. Si lo hace uno, lo pueden hacer todos siempre que les apetezca, y así la reunión pasa a convertirse en una completa pérdida de tiempo.
Participar activamente
Las decisiones que se toman son mejores si todos los asistentes colaboran en su formulación. Participar es obligatorio. Esto significa implicarse en las reuniones, expresar sus propias opiniones de forma constructiva. Participar también significa expresar los propios puntos de vista aunque éstos estén en total desacuerdo con la visión de los demás, y también la de escuchar y entender posiciones contrarias a las que uno mantiene. Es ya un adagio famoso que cuando en una reunión todos están siempre de acuerdo, sobran todas las personas menos una.
La responsabilidad de las decisiones
El comité de dirección es una herramienta muy útil para la toma de decisiones y el seguimiento de la implantación de las mismas. Pero la responsabilidad de cada decisión tomada es del responsable del área. Por ejemplo, el responsable de las decisiones comerciales es el director comercial, no el comité en su conjunto. Un comité de dirección no es una asamblea.
Cada miembro del equipo debe asumir como propias las decisiones tomadas. No vale decir "como yo no estoy de acuerdo con una decisión, no me implico en su implantación". Si eso pasa, el equipo presenta disfunciones importantes.
En conclusión
Estas normas básicas constituyen solo el primer paso para tener un comité de dirección efectivo. La calidad de las reuniones de comité mejora a medida que sus miembros reconocen su necesidad y van adquiriendo experiencia en su celebración.
Iberdac tiene una extensa experiencia en ayudar al empresario a crear y mantener comités de dirección efectivos. Si la empresa no está habituada a su celebración, su puesta en marcha es todo un reto, pero los beneficios para la gestión de la empresa son muchos.
