Un Plan de Acción para el Departamento de Compras
Seguimos analizando la función de compras con el fin de aportar el máximo valor a la empresa. En esta segunda parte entraremos en el Plan de Acción.
Los Planes de Acción
En el artículo anterior, el departamento de compras de una PYME, se clasificaban las compras en función de dos criterios, el peso que tenían sobre la cuenta de explotación y la complejidad/riesgo del suministro. En función de estos criterios, las compras se clasificaban en cuatro categorías. Vamos a revisar cada una de ellas.
Productos Apalancados
Tienen una gran repercusión en los resultados de la empresa; un pequeño incremento en el coste unitario puede representar mucho dinero. En el mercado se encuentra un número alto de proveedores disponibles, y la complejidad del suministro es baja, siendo fácil cambiar de proveedor. La calidad de productos está estandarizada por lo que el riesgo de suministro es bajo. En este caso, el trabajo a realizar es el de encontrar, entre el gran grupo de proveedores disponibles, aquellos dos que ofrezcan el mejor servicio y el mejor precio.
Productos en esta categoría pueden ser los combustibles y energía, materias primas o componentes estandarizados. Un suceso inesperado puede provocar de forma repentina escasez o grandes variaciones en el precio. En este caso, cada pedido debe tratarse como una compra específica, y pasa a tener características de producto estratégico.
Productos Estratégicos
También tienen una gran repercusión en los resultados de la empresa, pero en el mercado sólo se encuentra unos pocos proveedores, o bien los costes de cambio de proveedor son muy altos. Normalmente son productos personalizados/producidos bajo especificaciones especiales, incorporados en el producto/servicio que ofrece la empresa al mercado. Con frecuencia el personal del proveedor acumula un gran conocimiento sobre las necesidades de la empresa, con lo que los costes de cambio de proveedor pueden ser muy altos. Son productos a los que el departamento de compras debe dedicar la máxima atención. Las acciones a llevar a cabo son:
- Tener buenos canales de comunicación con el proveedor. Vigilar periódicamente la situación del mismo: salud financiera, crecimiento, estrategia de futuro.
- Asegurar el suministro a largo plazo, mediante acuerdos entre las dos empresas.
- Conocer su cadena de suministro, especialmente qué tipo de proveedores tiene.
Es posible que, si el proveedor es pequeño, la empresa pueda ayudarle a negociar mejores precios, lo que repercutirá en menores costes de los productos comprados. - Tratar de forma justa al proveedor con las condiciones de pago, avisos de cambios de modelos y circunstancias similares. No esperar que el proveedor sea el que supla las ineficiencias de mi empresa.
Productos rutinarios o no críticos
Se trata de materiales o servicios fáciles de comprar, con poco impacto en los resultados y de riesgo escaso debido a la existencia de muchos proveedores equivalentes. El ejemplo típico son los consumibles de oficina. La compra la puede realizar un administrativo de confianza. El tipo de control a realizar es tener un presupuesto anual y revisar periódicamente las desviaciones.
Productos de cuello de botella o críticos
Materiales o servicios que tienen poco impacto en los resultados de la empresa, pero de alto riesgo por disponer de pocos proveedores o sólo uno. Los productos de esta categoría están incorporados en la oferta comercial de la compañía y pueden proporcionarles una diferenciación respecto a los competidores, o bien formar parte de los procesos básicos del negocio. Esto ocurre sobre todo cuando un proveedor domina el mercado por tratarse de productos normalmente especializados.
Proveedores que se encuentran en esta categoría son las empresas de informática cuando desarrollan programas a medida. El riesgo se acentúa cuando el proveedor no es una empresa, sino un programador individual. La continuidad de la empresa o del programador es imprescindible, porque si el servicio se interrumpe por el motivo que sea la empresa puede acabar encontrándose con dificultades para procesar pedidos, facturar o cerrar el ejercicio contable. Para este tipo de proveedores, los planes de acción que debe llevar a cabo la empresa pasan por:
- Evaluar la necesidad real de tener una aplicación informática a medida. Es posible que tuviera su razón de ser en un momento del pasado, pero las circunstancias van cambiando y ahora quizás ya no sea necesario. Es posible que los procesos de la empresa, al menos los más críticos, puedan adaptarse a un programa estándar.
- Evaluar la posibilidad de internalizar esa función para poder controlarla mejor
- Tener una copia de seguridad actualizada de los programas que se hacen a medida. En la medida de los posible, exigir un nivel básico de documentación.
- Compartir la preocupación con el proveedor, y pedirle un plan de contingencia, con un plan de acción concreto.
- Vigilar periódicamente la situación del proveedor: salud financiera, rotación de personal técnico, crecimiento.
Una reflexión para el departamento comercial
Es bueno que el responsable comercial conozca estos conceptos y reflexione a qué categoría pertenecen los productos que la empresa ofrece al mercado. Conocer las necesidades del cliente puede ayudar a confeccionar unas condiciones de oferta que diferencien a la empresa y contribuyen a que fidelice a los clientes existentes y capte nuevas cuentas.
En Iberdac, acompañamos y ayudamos a los empresarios de la pequeña y mediana empresa a conseguir sus objetivos. Ponte en contacto con nosotros y evaluaremos en una primera entrevista cómo podemos ayudarte.
