De forma resumida, un cuadro de mando es un conjunto de indicadores básicos de una empresa que es usado por el empresario para tomar decisiones. Los valores de los indicadores estarán asociados a un periodo concreto de tiempo y deben poder compararse con un valor objetivo o meta. El concepto de cuadro de mando se popularizó en los años 90, y desde entonces ha ido ganando aceptación en el mundo de la empresa.
Qué es un cuadro de mando
Una de las facetas del trabajo directivo es el ciclo de recibir información, tomar decisiones en base a la información recibida y hacer un seguimiento de las decisiones tomadas. La calidad de la información sobre la que se toman las decisiones es un elemento básico para dirigir bien una empresa y en este aspecto, el Cuadro de Mando, juega un papel esencial.
Normalmente el cuadro de mando está implantado a través de un programa que consulta periódicamente y de forma automática las bases de datos de la empresa y muestra el resultado del indicador, después de haber efectuado una serie de operaciones para que el valor mostrado sea de fácil comprensión. El usuario tan solo debe consultar los indicadores en su ordenador personal o tablet, aunque ya existen aplicaciones que se ejecutan en teléfonos móviles. Los indicadores pueden ser monetarios (importe medio de pedido o coste de las garantías, por ejemplo) y no monetarios (plazo medio de cobro o número de potenciales clientes a los que se les ha presentado una propuesta comercial o nivel de absentismo).
Los indicadores del cuadro de mando miden aquello que el empresario considera más importante. El cuadro de mando complementa otras fuentes de información de la empresa, como son los estados financieros. El número de indicadores no puede ser grande, pues en ese caso la cantidad de indicadores provoca que la importancia relativa de cada uno de ellos se reduzca. Proporcionar mucha información dificulta la toma de decisiones. Un cuadro de mandos efectivo tiene unos 10/15 indicadores.
Cada área de la empresa puede tener su propio cuadro. El que use el administrador será distinto del que use el director financiero, el de ventas o el de operaciones. Los directores de las diferentes áreas funcionales concretas usarán cuadros más detallados y limitados a su ámbito de responsabilidad.
Qué indicadores debe incluir un cuadro de mando
Cada empresa necesita su propio conjunto de indicadores; los que son validos para una sociedad constructora no lo son para una comercial de productos industriales. El cuadro de mando debe reflejar las prioridades del momento, por lo que los indicadores que lo componen pueden ir cambiando a lo largo del tiempo.
Es importante que los indicadores sean lo más independientes posible los unos de los otros, es decir, que no se vean afectados por el comportamiento de uno de ellos.
Cuadro de mando integral
El cuadro de mando integral refleja la estrategia de la empresa y su modelo de negocio. Por ello, es necesario que la empresa tenga clara cual es su estrategia; si no es así, se gastará un dinero que le servirá de poco. La adopción de una estrategia normalmente implica que la empresa debe hacer una serie de cambios internos (en personal, en operaciones, en la organización comercial, etc.) para conseguir unos objetivos de ventas y rentabilidad. Los indicadores del cuadro de mando integral muestran el avance de los cambios en las áreas que deben evolucionar, así como el nivel de consecución de los resultados.
Se considera que la estrategia de una empresa pasa por cuatro grandes ámbitos, veamos.
Los cuatro grandes ámbitos de la estrategia de una empresa
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Recursos Humanos
Es el ámbito fundamental, pues las personas son la empresa. Por ejemplo, una determinada estrategia puede implicar formar a los comerciales en una nueva técnica de ventas, y conseguir este objetivo requiere un tiempo. Un buen indicador puede ser el nivel de competencia en la nueva técnica. Alguien puede aducir que esto ya se ve en la cifra de ventas, y es cierto, pero puede ser mejor formar bien a los comerciales y evitar enfrentarse a los clientes cuando van flojos en la formación de una nueva gama de productos.
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Procesos internos u Operaciones
Son aquel conjunto de acciones que “fabrican” el producto o servicio de la empresa. Por ejemplo, una nueva estrategia puede requerir tener una nueva máquina, cuya puesta a punto requiere un considerable periodo de tiempo. Calendarizar este objetivo puede ser un buen indicador, pues el empresario querrá que su personal de operaciones focalice sus esfuerzos en ello; sin nueva máquina produciendo productos de calidad, no tiene sentido empezar a intentar vender. -
Clientes
Los cambios adoptados en recursos humanos y operaciones solo tienen sentido si los clientes los perciben como positivos para ellos. Las estadísticas de ventas reflejan en parte la visión del cliente. Adicionalmente, es necesario disponer de indicadores adelantados de ventas, el índice de repetición, ventas cruzadas o fidelización. -
Finanzas
Este es el ámbito de la propiedad. El empresario no solo estará preocupado por las ventas y los beneficios del mes en curso, sino también de la solvencia de la empresa, su grado de endeudamiento o el nivel de avales personales que debe asumir el empresario. De hecho, en los proyectos que ejecuta IBERDAC la reducción del nivel de exposición del patrimonio personal del empresario es un objetivo común en las estrategias empresariales adoptadas.
Cómo saber si mi empresa necesita un cuadro de mando
Todas las empresas necesitan un cuadro de mando. Pero antes de iniciar un proyecto para implantar uno, el empresario debe estar seguro que su empresa obtendrá un rendimiento de la inversión en tiempo y dinero que implica implantar un cuadro de mando. Las bases para que un proyecto de este tipo tenga éxito son las siguientes:
- Disponer de un balance y una cuenta de explotación fiable y con periodicidad mensual. Si no se dispone de los estados financieros básicos, no tiene ningún sentido querer complicarse la vida en un proyecto que seguramente fracasará. El mejor predictor del resultado de la actividad futura es el resultado de la actividad pasada.
- Tener una estrategia clara de negocio. La estrategia indica en qué aspectos la empresa debe focalizar su atención, y también nos dice que objetivos se ha marcado. Sin estrategia, el empresario no sabrá qué deben medir sus indicadores ni qué objetivos marcarse.
- Los datos que genera la empresa se registran de forma fidedigna en una base de datos. Si la empresa carece de la disciplina para hacerlo, los indicadores del cuadro de mandos no serán fiables.
- Las responsabilidades de la organización deben estar claramente definidas. Si un indicador debe mejorar, el empresario debe saber quién es el responsable de ello. Si el organigrama de la empresa es confuso, con funciones solapadas o ámbitos sin un responsable claro, no tiene sentido querer implantar un cuadro de mando. Si un indicador muestra que algo no funciona, no se sabrá a ciencia cierta o bien quien deben asumir la tarea (responsabilidad) o bien que la persona responsable puede que no tenga la capacidad de corregirlo (autoridad / medios).
- En la empresa debe existir un proceso para facilitar la calidad de las decisiones tomadas, así como la revisión de las mismas, que comprende asignar un responsable, fechas y nivel de consecución de la decisión tomadas. En pocas palabras, existe un comité de dirección efectivo.
Si la empresa cumple con los requisitos mencionados, está en disposición de diseñar e implantar con éxito un cuadro de mando. Es importante tener en cuenta que éste solo sirve para informar a la dirección para la toma de decisiones. En sí mismo, no resuelve nada, pero bien empleado ayuda enormemente a que la empresa y el empresario consigan los objetivos marcados.
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