Debo empezar a dirigir la empresa familiar de un día para otro. ¿Por dónde empiezo?
La sucesión en la dirección de una empresa ha de hacerse siempre de manera planificada y con tiempo, pero en ocasiones, por circunstancias imprevistas, la sucesión se realiza de forma súbita. Este proceso puede ser bastante difícil para la empresa y el nuevo administrador, el cual puede encontrarse sobrepasado por las circunstancias.
Vamos a ver los pasos que la nueva dirección debería llevar a cabo para asegurar una transición lo más equilibrada posible:
El administrador
Si la empresa se encuentra sin administrador único, puede enfrentarse a un bloqueo en poco tiempo. Existen múltiples actos en los que este debe estar presente: renovación de pólizas de crédito, compra o venta de activos, contratos con clientes, convocar la aprobación de las cuentas anuales, etc..
Es necesario solicitar al Juzgado de lo mercantil o el Registro Mercantil que corresponda la celebración de una Junta General de socios para nombrar un nuevo administrador. Si la empresa se encuentra que el socio único tampoco puede estar presente, las dificultades ya son mayores y los trámites serán más largos.
Es imprescindible que el nuevo administrador sea consciente de cuáles son sus obligaciones legales. Estas son muy amplias, abarcan muchos ámbitos (mercantil, laboral, fiscal, medioambiental, penal, …) y el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento. Si no está seguro, debe buscar asesoramiento.
El personal
El nuevo administrador puede haber trabajado un tiempo en la empresa o no. En todo caso, su función de administrador es nueva, y es bueno presentarse como tal al personal de la empresa. La plantilla debe conocer que existe una continuidad en la dirección y en la marcha de la sociedad. En este tipo de casos, lo último que se quiere es que existan dudas sobre el compromiso de la nueva dirección con la empresa.
Es conveniente informarse previamente si existe algún tema pendiente de especial importancia. Este conocimiento no es para resolver la cuestión de inmediato, sino para demostrar que se tiene conocimiento del mismo y que no caerá en el olvido. Demostrar interés en las dificultades que deben afrontar los demás es una de las mejores vías para construir una relación de confianza.
Los mandos intermedios
Los mandos intermedios merecen una atención especial en la sucesión de la empresa. Son ellos los que gestionan el día a día de la factoría. Debe tenerse una o varias charlas en profundidad para conocer el estado de cada departamento, sus puntos fuertes y débiles, así como los temas más urgentes que se deben afrontar. El nuevo administrador deberá apoyarse mucho en los mandos intermedios, y debe empezar a conocerlos lo antes posible.
Un problema que se presenta con frecuencia es la inexistencia de un equipo de mandos intermedios que funcione. Es posible que el anterior administrador concentrara demasiadas decisiones en su persona, quitando la autoridad y la responsabilidad a los mandos intermedios. Recomponer esta situación es una de las funciones básicas del nuevo administrador.
La situación económico financiera
El nuevo administrador debe conocer bien la situación de su empresa a través de sus estados financieros. Es bastante común que la información de esta área no cumpla los requerimientos de forma y plazo que son necesarios. La falta del anterior administrador puede añadir un factor de desconocimiento en algunos movimientos que dificultan la comprensión de la situación real de la sociedad. En todos los casos, el nuevo administrador debe pedir mensualmente al responsable del área una cuenta de explotación, un balance y una previsión de tesorería. Sin esta información, la dirección de la empresa irá perdida.
Conocer bien la situación económico financiera de la empresa va a marcar al administrador muchas de las prioridades en la gestión en los primeros meses de ejercicio.
La constitución de un equipo directivo
Es posible que la empresa ya dispusiera de un equipo directivo liderado por el anterior administrador y que estuviera acostumbrado a reunirse periódicamente y tomar decisiones. Si es así, ya habrá mucho de ganado. Pero si este equipo no existe, habrá que crear uno, porque el nuevo administrador carecerá de información para poder tomar decisiones.
Las funciones de un equipo directivo son las de recibir información sobre la marcha de la empresa, tomar decisiones y coordinar la ejecución de las decisiones tomadas, así como supervisar su ejecución. Esta es una labor de equipo, y el nuevo administrador necesita un equipo para hacer ejercer bien sus responsabilidades.
Es importante que el nuevo administrador se asegure que las responsabilidades de cada mando intermedio estén bien definidas, pues de lo contrario, cada reunión del equipo directivo será un ejercicio de confusión que creará más dudas de las que resolverá.
Los terceros (clientes, proveedores, bancos)
El nuevo administrador debe presentarse a los clientes y proveedores más importantes, así como a los bancos. La función inicial de este encuentro es similar al que se lleva a cabo con el personal. Mostrar la continuidad en la gestión de la empresa y asegurar el mantenimiento normal de las operaciones. Cada visita debe prepararse de antemano, no para resolver los temas pendientes, pues eso ya se hará cuando corresponda, sino para demostrar que le nuevo administrador está asumiendo su rol de forma seria.
La pregunta fundamental
Tras unos meses de ejercicio, el nuevo administrador debe formularse la pregunta de si realmente quiere ser el administrador. Puede que le falte formación, pero eso puede resolverse con la asistencia a cursos especializados. Puede que le falte experiencia, pero eso se cura con el tiempo y con el apoyo de un equipo competente y dedicado. Pero lo más importante es que el nuevo administrador quiera ser administrador porque le gusta y le satisface profesionalmente. Solo si es así podrá resolver las múltiples dificultades con las que se encontrará. Es mejor preparar la substitución del administrador por una persona preparada y que quiera asumir esa responsabilidad que no mantenerse en el puesto aunque no se esté convencido de que es lo que uno quiere hacer.
En Iberdac ayudamos a las PYMES en su gestión y proceso. El empresario y su calidad de vida es uno de los apartados en los que ponemos el foco y por el cual se nos reconoce nuestro trabajo. Si tras leer nuestro artículo te sientes identificado o si eres uno de los muchos gestores que ha tenido que ponerse al mando en la sucesión de una empresa familiar, ponte en contacto con nosotros y analizaremos vuestro caso.
