En el artículo analizaremos cómo hacer una previsión de ventas, qué son los modelos de previsión o qué debe tener un plan de ventas. Dale a la previsión de ventas, la importancia que se merece.
Pocas actividades en una empresa se encuentran tan discutidas como las previsiones de ventas. En muchas PYMES el empresario considera que es una pérdida de tiempo porque considera que, por las características únicas de su mercado o empresa en particular, es imposible determinar con anticipación qué se venderá. Pero lo cierto es que el presupuesto de ventas es una herramienta necesaria y que su elaboración es posible en cualquier empresa. El concepto más importante es que el empresario no debe focalizar sus esfuerzos en su exactitud del presupuesto, sino en el proceso de elaborarlo.
La previsión de ventas es el primer elemento que permite tener un presupuesto general de empresa, dotando al empresario de un sistema para detectar las desviaciones producidas, analizar las causas y actuar en consecuencia, tanto a nivel de ingresos como de gastos.
Qué entendemos por previsión de ventas
El presupuesto de ventas es la estimación de los ingresos de la empresa en un periodo de tiempo. Es una herramienta necesaria para poder hacer un presupuesto anual de empresa de ingresos y gastos, que permitirá al empresario y a su equipo saber qué deben hacer para alcanzar sus objetivos: los objetivos de ventas de los vendedores, el margen bruto al que deben comprarse las materias primas o los productos comercializados, los gastos de estructura que la empresa puede permitirse, etc..
Tipos de previsión de ventas
La forma más habitual de un presupuesto de ventas es por mercado. Un mercado es aquella agrupación de clientes con unas características que los hacen diferentes de los demás. Estas características pueden ser propias (su localización, el tipo de producto que consumen, su dimensión, etc..) o bien externas (el vendedor asignado por la empresa). La previsión de ventas más habitual es por vendedor, profundizándose en algunos casos a las diversas zonas geográficas asignadas, o tipo de producto, hasta el nivel de cliente en concreto si este tiene una magnitud suficiente.
Puede hacer en euros o en cantidades físicas de producto o servicio. Si bien la previsión es anual, es conveniente detallarla por meses. Esto permitirá hacer un seguimiento presupuestario mensual de toda la empresa.
Cómo hacer una previsión de ventas
La previsión de ventas es un ejercicio que debe jugarse a dos bandas. Debe contar con la colaboración de todas las personas involucradas en su ejecución, especialmente personal de ventas y el responsable de operaciones, pero el empresario debe aportar el nivel de exigencia deseado y que sea acorde con los objetivos generales y las posibilidades reales de la empresa.
Para confeccionar el presupuesto de ventas, deben tenerse en cuenta tanto los factores propios de la empresa como los externos. Son factores propios la composición el equipo comercial, los productos y el punto de ciclo de vida en que se encuentran, los precios y descuentos de venta, la existencia de concursos públicos o operaciones únicas, la estrategia y objetivos comerciales, el histórico de ventas y la estacionalidad. Los factores externos son los clientes actuales y los nuevos clientes, la competencia, la situación económica general y las tendencias del mercado.
Un presupuesto de ventas queda desacreditado si es de imposible cumplimiento. La previsión de ventas no es un objeto sagrado que no puede alterarse. Si las circunstancias del mercado demuestran que no es realista, debe modificarse para adaptarlo a la realidad.
Qué debe tener un plan de ventas
Una de las grades utilidades del presupuesto de ventas es la asignación de responsabilidades en su ejecución. No debe usarse como un arma contra nadie, sino que cada responsable de su ejecución determine qué quiere hacer para alcanzar la previsión realizada. En este ámbito es imprescindible concretar qué acciones deben llevarse a cabo y en qué momento del año. Por ejemplo, en el ámbito comercial, qué acciones ejecutar para los clientes ya existentes y cuáles para conseguir nuevos clientes, cuantas muestras de nuevos productos repartir, cuantas demostraciones de producto llevar a cabo, etc.. Una de las claves del éxito es que cada responsable comercial (vendedor, jefe de zona, director comercial) debe estar comprometido con las cifras de venta objetivo de su ámbito de actuación y con las acciones para conseguirlas.
El plan de ventas y su seguimiento es una de las bases de una dirección de ventas profesional. Un plan de ventas detallado permite realizar, para cada responsable, un seguimiento mensual de las actividades realizadas y de las no realizadas, analizar sus resultados, determinar las causas de las desviaciones y poder corregir la situación si es necesario. Lo que es más importante es que la empresa adquiera el hábito de marcarse objetivos, determinar qué acciones realizar para lograrlos para posteriormente analizar el grado de cumplimiento y saber qué acciones tienen éxito y cuáles no.
Debe tenerse en cuenta que la previsión de ventas no solo pertenece al equipo comercial, sino que el personal de operaciones también debe estar comprometido con la misma, pues él es el eslabón imprescindible para hacerlo posible. La previsión de ventas pertenece a todo el personal de la empresa, pues la finalidad última de todos sus colaboradores es que ésta venda y sirva lo vendido. De hecho, para alcanzar los objetivos también es necesario contar con la plena colaboración de los proveedores es muy importante mantener una gestión de proveedores actualizada y controlada, no te pierdas el artículo del enlace.
El plan de ventas debe ser coherente con la realidad y dimensión de la empresa. No es lo mismo una empresa que facture 3 millones y tenga un comercial que una con una facturación anual de 20 millones y un equipo de 15 vendedores. Pero si el empresario quiere crecer, debe priorizar al presupuesto y al plan de ventas una parte importante de sus esfuerzos.
¿Qué opinas?¿Tenéis un plan de ventas en vuestra empresa? Ponte en contacto con nosotros si tienes dudas o si consideras que podemos ayudarte con alguno de nuestros servicios.
