El Control de Gestión
Con cierta frecuencia, en el ámbito empresarial se menciona el control de gestión como un elemento necesario para poder dirigir una empresa. Se pone como ejemplo el poder disponer de unas cuantas ratios sobre ámbitos concretos de la empresa como la mejor forma que el empresario dispone para poder tener conocimiento de lo que sucede en su empresa y tome así, las decisiones pertinentes.
Un sistema sencillo de control de gestión para una PIME consta de un sistema presupuestario, unos indicadores sobre aspectos clave de la empresa y un sistema de costes. A partir de aquí, pueden construirse sistemas más complejos, pero solo si el sistema básico está bien consolidado.
De la generalidad al detalle
Los esfuerzos para dotar a la empresa de un sistema de control de gestión deben priorizar las necesidades del administrador, ya que es el que toma las decisiones de mayor relevancia. El primer conjunto de datos que un gerente necesita son los de la cuenta de explotación y el balance, pues aportan una visión general de todos los ámbitos de la empresa. Si se desea iniciar un proyecto de control de gestión, debe empezarse por los estados financieros de la empresa.
El siguiente paso será disponer de indicadores más detallados de las grandes áreas funcionales de la empresa: ventas, producción, etc. Los indicadores deben medir la eficacia (la empresa hace lo que tiene previsto hacer) y la eficiencia (cuantos recursos ha costado hacer lo que se ha hecho) de las acciones efectuadas. Estos indicadores deben ser usados por los responsables del área funcional.
Si se estima conveniente, puede crearse un nivel adicional de ratios, más detallado, para ser usado por los trabajadores. En este apartado entran los gráficos de control en producción, los datos proporcionados por sistemas CRM o estadísticas sobre compras.
La validez de los datos lo es todo
Los datos son útiles en tanto que sean válidos. Esta es una de las grandes asignaturas pendientes de los sistemas de control de gestión. Con frecuencia, hasta los estados financieros de la empresa presentan graves inconsistencias en los ámbitos de existencias, saldo de clientes, cuenta particular del empresario, transacciones entre empresas del grupo, etc. que provocan que la cuenta de explotación y el balance no reflejen la realidad de la empresa. En un artículo anterior os hablamos de la importancia y la manera de evitar engañarse uno mismo en los negocios.
Los indicadores de mayor nivel de detalle presentan los mismos problemas. Con frecuencia, los procedimientos para generar los datos sobre los que se construyen indicadores no están elaborados de manera correcta, no se revisa su validez y no hay un responsable claro asignado, de forma que nadie en la empresa está seguro de la fiabilidad de la información.
Medir para tomar decisiones
Todo el esfuerzo de medir solo tiene un objetivo: que puedan tomarse decisiones en base a la información transmitida por el sistema de control de gestión. Un sistema de control de gestión es tan bueno como las decisiones que pueden tomarse basadas en la información que aportan. Esto implica que la dirección de la empresa revisa periódicamente la información porque sabe que es válida, y toma decisiones en base a la misma. Para tomar una decisión, el empresario acude a los datos y también a su experiencia e intuición. Tan erróneo es tomar decisiones basadas únicamente en el sistema de control de gestión como tomarlas sin tenerlo en cuenta. En ambos casos, se tomarían decisiones dejando de lado una parte muy relevante de la realidad.
Ser consciente que medir requiere un esfuerzo
Disponer de un sistema válido de control de gestión requiere un esfuerzo, económico y de horas de trabajo. Es un sistema que afecta a toda la empresa. Si la persona que hace los inventarios ejecuta mal su trabajo, el empresario no dispondrá de un balance que refleja la realidad, los cálculos de rotaciones de producto no servirán, el almacén será un caos porque no se encontrarán los productos en sus ubicaciones, etc. En definitiva, es un esfuerzo que implica a todos los integrantes de la empresa.
Los medios
Humanos
El primer paso es asignar claramente las responsabilidades a las personas. Sin esta acción, el sistema de control de gestión no funcionará, porque los datos que proporcione no serán válidos.
Técnicos
En el mercado hay aplicaciones informáticas específicas para el control de gestión. Para empezar, no es necesario acudir a ellas. Puede empezarse usando el Excel para construir los modelos de control presupuestario, indicadores y costes. Cuando la empresa haya adquirido una experiencia suficiente, por ejemplo de un par de años, ya se encontrará en disposición de marcar unos objetivos más ambiciosos en el ámbito del control de gestión y podrá buscar la forma de automatizar los procesos de generación de datos. Si la empresa no dispone de un sistema básico de control de gestión, es un error empezar por adquirir una aplicación informática esperando que por ella misma el proyecto se culminará con éxito.
Como consultores especializados en la pyme y con más de 20 años de experiencia, nos encontramos con frecuencia a empresarios que quieren resolver una situación concreta en su empresa, pero desconocen otros aspectos que les están generando fricción en el correcto avance y progreso. Por este motivo es importante tener una visión amplia y detallada de cada uno de los engranajes y un Sistema de Control bien configurado.
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