¿Cuánto dinero necesita mi negocio?

¿Cuánto dinero necesita mi empresa? Esta es una pregunta que todo empresario se hace con frecuencia. ¿Cuánto dinero necesita mi PYME? Para dar respuesta, vamos a profundizar en la metodología que nos devolverá la respuesta.

En primer lugar, hemos de distinguir entre las necesidades operativas - las originadas por las operaciones de compra, manipulación y venta del día a día – de las necesidades extraordinarias, aquellas que implican la realización de inversiones relevantes con el fin de aumentar la capacidad productiva.

Necesidades a corto plazo

Las inversiones que la empresa necesita mantener para las operaciones del día a día, están cuantificadas en inventarios y deuda de clientes, así como en el mantenimiento de un nivel mínimo de tesorería. Estas inversiones están financiadas en parte por la financiación que se obtiene de los proveedores. La diferencia entre las inversiones y la financiación son las Necesidades Operativas de Fondos (NOF), que la empresa debe financiar de alguna manera.

El empresario, viendo la composición de las NOF, puede empezar a tomar decisiones para minimizar sus necesidades de financiación. Estas pueden resumirse en los siguientes puntos.

1. Reducir al mínimo el inventario.

En primer lugar, debe reducir al mínimo el inventario de materias primas, obra en curso y productos terminados. Y esta disminución pasa por saber de forma precisa el valor del inventario; en muchas ocasiones no se conoce con certeza el valor del inventario, y con frecuencia está sobrevalorado. Calcular el valor real del inventario de la empresa es crucial para llevar una gestión financiera adecuada y tomar decisiones. Más adelante retomaremos cómo determinar el valor real del inventario. 

2. Importe de la deuda de clientes.

La deuda debe ser cobrable; con frecuencia se presenten saldos arrastrados por varios años, clara señal que la deuda probablemente es incobrable. En ambos casos, inventario y deuda de clientes, la gestión a realizar es conocer la cifra real y trabajar para reducirla.

3. Saldo de tesorería.

No tiene sentido disponer de un saldo muy alto de tesorería. Generalmente, entre un 3% y un 5% de la cifra de ventas es suficiente.

4. El saldo de los proveedores operativos proporciona la financiación espontánea.

Como en el caso anterior, el empresario debe partir del saldo real. En esta partida también se presentan saldos arrastrados con frecuencia, síntoma de no tener un sistema contable correcto. Cuanto mayor sea el saldo de proveedores, menores serán las necesidades de financiación externa. No hace falta decir que el incremento del crédito de los proveedores ha de basarse en el consentimiento mutuo, fruto de una negociación.

Las Necesidades Operativas de Fondos son irregulares: si la empresa crece, crecerán; si las ventas presentan una fuerte estacionalidad, las necesidades también serán estacionales. Las necesidades de fondos dependen de los plazos de maduración de existencias, cobro de clientes y pago a proveedores, y también del margen de beneficio de la empresa; cuanto mayor sea, menores serán las necesidades de financiación. El producto financiero adecuado para financiar las NOF serán pólizas de crédito, líneas de descuento de facturas o recibos/efectos u otros productos similares a corto plazo y bajo coste, que se adaptan a las necesidades variables de las NOF.

La mejor manera de reducir las necesidades de fondos es mediante una buena gestión. Podemos citar dos ejemplos claros:

1. Una partida que consume muchos recursos son las existencias y productos/proyectos en curso, porque incorporan el coste de los materiales y de la mano de obra. En este sentido, la introducción de cambios en los departamentos de compras y producción pueden reducir de forma muy importante las necesidades de fondos, liberando dinero inmovilizado y poniéndolo a disposición del empresario para nuevos proyectos. 
2. El proceso de facturación debe mantenerse lo más ágil posible. Una vez entregada la mercancía o el servicio al cliente, es conveniente facturarlo. Todo retraso puede implicar cobrar más tarde, especialmente si el cliente tiene fijado unos días de pago. La importancia de este punto no debe ser minusvalorada; no es lo mismo cobrar el día 25 que el día 5 del mes siguiente.

En resumen; si la empresa quiere necesitar menos dinero, debe mejorar la gestión.

Necesidades a largo plazo

Las inversiones destinadas a incrementar la capacidad productiva deben estudiarse de otra forma. El incremento de la capacidad productiva ha de venir acompañada de un incremento en ventas y de un margen económico que financie la inversión. El producto financiero a contratar es un préstamo a largo plazo, que se irá pagando con una parte del incremento de ventas posibilitado por la inversión. Un punto al que se debe estar atento es el que incremento de ventas requiere de sus propias necesidades operativas de fondos, cuya financiación también tiene que estar prevista.

Para el estudio de la financiación de proyectos a largo plazo pueden usarse varios tipos de herramientas financieras. Siempre existe un punto de incertidumbre, pues nadie puede asegurar las ventas de aquí a 3 años, pero es mejor usarlas teniendo en cuenta su margen de error que no usar ninguna metodología y confiar en la suerte y la buena fortuna. Por ejemplo,  un buen Plan de Negocio detallado, con la descripción del proyecto, objetivos, análisis del mercado, estrategia de marketing, plan operativo, proyecciones financieras y cronograma de implementación nos será de gran utilidad.

Integración y toma de decisiones

Las necesidades de financiación, tanto a corto como a largo plazo, deben incluirse en el balance y la cuenta de resultados previsional de la empresa, pues de esta forma se puede tener una visión de conjunto que es absolutamente necesaria para la gestión de la sociedad. 

El nivel general de endeudamiento debe mantenerse bajo control. Si la empresa no crece, las necesidades de financiación a corto plazo no deben crecer. Si lo hacen, es un síntoma que la empresa puede:

• Estar perdiendo dinero.
• Estar dedicando recursos a actividades extra funcionales, no relacionadas con el negocio.
• Está financiando con recursos a corto plazo inversiones a largo plazo, con el consiguiente riesgo que si el banco cancela alguna línea a corto plazo, la inversión puede quedar incompleta y no rendir nada.

Las tres opciones no son positivas, y el empresario debe actuar para corregir la situación.

En todos los casos, el empresario debe estar seguro que los datos con los que trabaja su departamento de finanzas reflejan la realidad de la empresa. En caso contrario, toda cifra resultante del proceso no será cierta y no aportará información válida para la toma de decisiones. Con datos inciertos, mejor no empezar. Por este motivo, empezamos hablando más arriba de la importancia del inventario.

Determina el valor real del inventario

Vamos a enumerar los puntos más importantes que ha de contener el inventario de tu empresa.

1. Clasificación del Inventario:

   • Tipo de Productos: Clasifica tu inventario en categorías (materias primas, productos en proceso, productos terminados).
   • Ubicación: Si tienes varios almacenes, separa el inventario por ubicación.
     
     

2. Métodos de Valoración del Inventario:

   • Costo Promedio Ponderado: Se calcula promediando los costos de adquisición de los artículos disponibles.
     
     

3. Realizar un Inventario Físico:

   • Conteo Físico: Realiza un conteo físico de todos los productos para tener una cantidad exacta.
   • Verificación y Ajustes: Compara los resultados físicos con los registros contables y ajusta cualquier discrepancia.
     
     

4. Registro y Documentación:

   • Sistemas de Gestión de Inventarios: Utiliza un software ERP o un sistema específico de gestión de inventarios para mantener registros precisos.
   • Documentación de Costos: Asegúrate de tener documentación de los costos de adquisición, incluidos costos de transporte y otros costos indirectos.
     
     

5. Cálculo del Valor del Inventario:

   • Aplica el método de valoración seleccionado para calcular el valor de cada categoría de inventario.
   • Suma los valores para obtener el valor total del inventario.
     
     

6. Consideraciones de Depreciación y Obsolescencia:

   • Depreciación: Evalúa si algunos productos han perdido valor con el tiempo.
   • Obsolescencia: Identifica productos obsoletos o de lento movimiento y ajusta su valor en consecuencia.
   
   
   

7. Revisión Periódica:

   • Realiza revisiones periódicas del inventario para mantener una valoración precisa y actualizada.

Implementar estos pasos te permitirá tener una valoración real y precisa de tu inventario, en muchas ocasiones se considera una pérdida de tiempo pero la calidad de los datos y su precisión te permitirá la toma de decisiones con menor margen de error.

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