El proceso de digitalización en una pequeña y mediana empresa no es sencillo, pero sí necesario. En muchas ocasiones el empresario no sabe por donde empezar, lo visualiza como un proceso ambicioso de elevado coste y que se alargará en el tiempo. En el artículo analizaremos los beneficios de la transformación digital y cómo abordar el procedimiento para no morir en el intento y que sea todo un éxito.
Digitalización en una pequeña y mediana empresa
El Sr. Pérez acaba de asumir la Dirección General de su empresa de fabricación de maquinaria industrial en Navarra tras la jubilación de su padre, el cual la creó e hizo crecer desde cero con mucho esfuerzo y sacrificio personal y familiar.
La misión de la segunda generación en toda empresa familiar es revitalizar la compañía, y el Sr. Pérez quiere iniciar un proceso de digitalización de todo el trabajo interno que hasta ahora se hace de manera muy manual.
El problema es que la empresa ha ido creciendo a base de solucionar un problema detrás de otro según iban saliendo, lo habitual cuando se funda una empresa, y existe un cierto descontrol y falta de conocimiento de lo que pasa en el interior de la organización.
El primer impulso del Sr. Pérez es implantar un sistema informático que le ayude a gestionar y coordinar todos los departamentos de la empresa (i.e., comercial, marketing, operaciones, finanzas y recursos humanos). ¡Y esta es una mala decisión! Si en el interior de la empresa reina el caos, lo único que va a conseguir es digitalizar el caos.
Beneficios de la transformación digital
No es la primera vez que hablamos de la transformación digital. En un artículo anterior abordamos el proceso de la digitalización. La transformación digital de una empresa no es sólo implantar unos programas de gestión empresarial (p.e., ERP, CRM, BI), o de gestión de la producción y operaciones bajo el paradigma de la Industria 4.0, o tener los documentos de la empresa en la nube (Cloud). El proceso de transformación digital nos pide tener un propósito: es un proyecto que toca de lleno a toda la cultura interna de la empresa, y hay que tener un profundo conocimiento de ésta antes de iniciar el proceso.
Antes de implementar cualquier programa, debe revisarse en detalle la cultura empresarial de la compañía. Ello nos lleva a tener que definir, escribir, detallar, negociar y ajustar los procesos internos de trabajo de los diferentes departamentos para que sean coherentes con la misión y visión de la compañía, y con los principios y valores de la propiedad de la empresa. De esta manera tendremos la garantía de digitalizar algo que funciona bien, y que con las nuevas herramientas informáticas aún funcionará mejor. La digitalización sin una buena base es tu tema vacío.
¡Una digitalización bien hecha vale la pena! Estadísticamente se ha demostrado que incrementa las ventas de un 5-15%, disminuye costes de un 10-20% y, lo más importante, incrementa la participación del personal de un 20-30%. También descubrimos que la experiencia de cliente mejora de “media” a “¡guau!” de un 30-50% de los casos, así como la probabilidad de fidelizarlo y que compre más productos y/o servicios.
Internamente, Marketing y Ventas puede seguir en tiempo real las preferencias de los clientes y consumidores (CRM), realizar predicciones, además de personalizar contenidos en redes sociales o gestionar de forma eficiente la recomendación de productos y servicios (comercio electrónico). Y lo que es más interesante: hacer un seguimiento de lo que hacen los comerciales en tiempo real y tener el historial de cada potencial cliente y/o oportunidad de negocio, conocimiento imprescindible que debe estar registrado y puntualmente actualizado en las bases de datos de la empresa.
Operaciones puede conocer en todo momento la cantidad y ubicación de productos en los almacenes, ser más eficientes en la gestión de stocks, optimizar de forma dinámica la ruta de los repartidores, robots, coches de la empresa y/o camiones (con o sin conductor), o prever el mantenimiento de la maquinaria e instalaciones.
Recursos Humanos puede conocer el grado de satisfacción de los empleados y facilitarles el acceso a información interna de la empresa (portal del empleado), identificar a futuros líderes y evitar la fuga de talento, automatizar tareas a través de asistentes virtuales, realizar un filtrado más eficiente y objetivo de los candidatos, o efectuar fácilmente un análisis del clima laboral en tiempo real. Tenemos un interesante artículo que habla de cómo mejorar las políticas de RRHH para fortalecer el futuro de la empresa.
Finanzas puede realizar predicciones de ingresos y gastos en tiempo real, o de precios de un activo, predicciones de cobros y pagos, o la clasificación del nivel de crédito por cada cliente, que sería muy útil para lo comerciales, y/o la detección de fraudes, además de tener toda la información en un agradable formato visual con un dashboard.
En el campo de la Estrategia, Gerencia tiene herramientas de Business Intelligence que le permitirán saber cómo va la empresa en todo momento y por todos los departamentos, y poder así tomar las mejores decisiones fundamentadas con datos sólidos, fiables y en tiempo real.
Cómo abordar el proceso de transformación digital
Aquí le presentamos 5 recomendaciones para tener éxito en el proceso de digitalización de su empresa:
- Focalizarse en objetivos empresariales claros en lugar de qué programa o tecnología quiero implementar porque “parece” que se adapta bien o porque otro también lo utiliza.
- Ayudar a los equipos de trabajo a “creerse los datos” porque inicialmente siempre existe un cierto escepticismo que puede crear rechazo.
- Crear un entorno fácil de utilizar, poniendo al personal en el centro del sistema y no la tecnología.
- Empezar con datos que sean fáciles de conseguir en un solo sistema o en sistemas que ya se comuniquen bien entre ellos.
- Construir una verdadera mentalidad de equipo, rompiendo los típicos silos de datos e informaciones que muchas veces encontramos en muchas empresas.
La digitalización empresarial e industrial es un proceso inevitable por toda empresa que quiera tener éxito en el mundo actual. Son procesos que llevan tiempo y que van más allá de la implementación de una determinada tecnología o sistema informático: debe tener en cuenta que detrás hay personas que lo gestionarán y el proceso de implementación debe ser coherente con la naturaleza y madurez de la cultura corporativa. Desde iberdac, acompañamos a nuestros clientes en el proceso para que puedan darle un impulso a su empresa y se vuelva más eficiente y competitiva.
Puedes ponerte en contacto con nosotros y por nuestra parte, te mostraremos cómo podemos ayudarte en tu caso particular.
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