Una de las causas más citadas por los empresarios para justificar el hecho de estar constantemente atareados es la dificultad que tienen en delegar. Como resultado, todas las decisiones pasan por el empresario, demasiadas personas dependen de sus instrucciones para ejecutar su trabajo; el empresario está obligado a estar atento a cuestiones de detalle, desbloquear dificultades que nadie más sabe resolver y estar constantemente sujeto a una fuerte presión ejercida por clientes, proveedores y colaboradores. En resumen, tiene poco control efectivo sobre su empresa.
La necesidad de delegar.
El administrador es consciente que las consecuencias de no delegar son serias. La no delegación impide el crecimiento profesional de su equipo de colaboradores, creando un límite al crecimiento de la empresa. Una vez se ha superado al número de personas que el empresario puede supervisar directamente, la empresa se descontrola y pasa a operar de forma cara, presta un mal servicio, baja la productividad y las sorpresas desagradables ocurren con una frecuencia semanal. La calidad de vida del empresario es mala; debe dedicar muchas horas a mantener las riendas de su empresa, objetivo que no consigue mantener a pesar de las horas de dedicación.
Este desequilibrio le provoca que descuide ámbitos de gestión fundamentales para su empresa, como son el crecimiento de ventas, la rentabilidad y la gestión de los recursos humanos de su empresa. Al final de la jornada, el empresario reconoce -en voz baja- que no está consiguiendo los objetivos que él tenía para la empresa.
El empresario ha recibido con frecuencia de conocidos, familiares y amigos el consejo de que debe delegar. Pero si el consejo se queda allí, sirve de poco, porque no explica cómo hacerlo. El primer paso, es reconocer que si aún no se ha delegado, es porque cuesta mucho, empezando por la propia voluntad del empresario.
Las causas para no delegar.
Uno de los motivos principales que el empresario aduce para no delegar es que no puede confiar en que sus colaboradores harán las cosas tan bien cono él mismo. En este caso, las causas pueden ser las siguientes:
No se ha dado la oportunidad a ningún colaborador.
El empresario no ha dado la oportunidad real a un colaborador para que se responsabilice de unos determinados trabajos y supervise a los trabajadores que lo llevan a cabo. Dar la responsabilidad a un colaborador implica darle también los medios, retribución y autoridad para que pueda asumir un compromiso de ejecución. Las personas con más capacidad marcharán de la empresa, porque se encuentran en una empresa que no les permite creer profesionalmente. Si no se dan oportunidades, la plantilla no crecerá profesionalmente y la empresa se estancará. Deben darse oportunidades, aun a riesgo de equivocarse alguna vez.
No se ha encontrado a las personas adecuadas.
El empresario no encuentra personas en las que delegar. La desconfianza puede estar originada por la falta de conocimientos (aptitudes, o competencias técnicas) o bien por una simple falta de ganas/capacidad (actitudes, o competencias genéricas). En el primer caso, las competencias técnicas pueden enseñarse; en el segundo caso, el cambio de actitudes es mucho más difícil. Puede ser necesario cambiar a la persona. Pero lo que no se puede hacer es no hacer nada, ni formar al personal ni cambiarlo si no tiene la capacidad de aprender.
La situación actual no genera incomodidad en la plantilla.
En una empresa en la que el empresario acumula todas las funciones de dirección y supervisión se producen una serie de disfunciones organizativas. Una de ellas es que algunos empleados, aunque se lamenten de la situación, de hecho ya se sienten cómodos con ella, porque no han de tomar decisiones, ni asumir responsabilidades, ni complicarse la vida; si alguien se equivoca, es el que toma las decisiones, que siempre acaba siendo el empresario. Nadie dirige una empresa exitosa liderando un rebaño, solo se obtiene el éxito si se lidera un equipo de profesionales.
El empresario se encuentra en una "zona de confort".
Otro motivo importante para no delegar es que el empresario se siente cómodo responsabilizándose directamente del control de la ejecución de los trabajos; le gusta la parte técnica, ya sea presupuestando trabajos para clientes como el control estrecho de la ejecución de los mismos. Esto está muy bien, pero si dedica a estas actividades la inmensa mayoría de su tiempo, está dejando de ejercer algunas de las responsabilidades que tiene como administrador de la empresa. Ser empresario es un trabajo distinto al de ser un “super encargado” o “el mejor de los trabajadores”. Ser empresario requiere dedicar tiempo de calidad a analizar los resultados de la empresa para tomar decisiones acertadas, conseguir clientes rentables y disponer de una plantilla competente. Y solo dispondrá de tiempo para ejercer estas labores si dispone de un equipo de mandos intermedios que se responsabilicen de que los trabajos del día a día se ejerzan correctamente. El empresario debe adaptar su estilo de gestión a las características y dimensión que tiene su empresa en cada momento.
Condiciones para delegar de forma exitosa.
Para que la delegación no sea un error, el empresario debe tener en cuenta una serie de factores.
La voluntad de querer asumir responsabilidades es imprescindible.
En primer lugar, debe estar seguro que la persona en la que delega quiere recibir la responsabilidad. No se puede nadar contracorriente. Para que la persona asuma la responsabilidad, debe otorgársele la autoridad, los medios y la retribución adecuada.
Delegar no significa abdicar.
El empresario debe supervisar cómo la persona que ha recibido la responsabilidad ejerce sus funciones, porque sin supervisión ni marco de referencia la persona puede equivocarse, o no estar alineada con el resto de la empresa, y cometer grandes errores. Es bueno disponer de unos indicadores fiables que proporcionen periódicamente información objetiva al respecto, sin menoscabo de la supervisión directa. Pero a medida que la empresa crezca, el empresario deberá dedicar menos tiempo a esta última.
Delegar de forma gradual.
Otro elemento importante es que la delegación de funciones no debe hacerse de forma brusca. Para que la delegación sea exitosa, esta debe hacerse de forma gradual. El empresario debe estar atento a que la persona que recibe la responsabilidad la está sumiendo correctamente y que puede ir aceptando nuevas tareas.
Una empresa no puede crecer sin delegación. El empresario que quiera crecer está obligado a llevarla a cabo. Si hasta el presente no lo ha hecho, debe preguntarse el porqué y tomar las acciones necesarias para que la delegación sea real y efectiva.
Si tiene dificultades con su carga de trabajo como empresario y la delegación de funciones y no tiene claro por donde empezar a corregirlo, no dude en pedir asesoramiento. Las disfunciones existentes en la actualidad le están costando dinero y muchos esfuerzos, y las cosas no se arreglan solas con el paso del tiempo. Póngase en contacto con Iberdac, estudiaremos su caso sin compromiso.
