Un plan de viabilidad que presente unas mínimas garantías de éxito debe contener una serie de pasos que deben seguirse de forma secuencial. El objetivo es adaptar la organización de la pyme a la realidad, por dura que ésta sea.
A continuación analizaremos en detalle los 10 pasos a seguir para elaborar un plan de viabilidad.
1. Medir la calidad de la información disponible
El primer paso es revisar la fiabilidad de la información disponible en la pyme, priorizando la que es legalmente exigible y la que pueda aportar más en el proceso de toma de decisiones.
2. Disponer de la información más importante en el menor tiempo posible
El tiempo es fundamental, ya que la situación de la pyme sigue empeorando cada día que pasa sin que se tomen las decisiones acertadas.
Esta fase exige un sobreesfuerzo de todos, porque al trabajo de corregir los registros, hay que añadir las funciones del día a día que son imprescindibles para mantener la viabilidad de la pyme.
Disponer de información veraz es una condición necesaria y urgente, por ello será esencial que se priorice la que es más importante.
3. Saber con qué medios disponemos para trabajar en el plan
Debemos tener presente que la pyme NO se debe parar, y tiene que seguir operando. La pyme tiene que organizarse de forma que la carga de trabajo de las personas que la forman sufra lo menos posible.
Con el fin de concentrar los esfuerzos en aquellas tareas que aportan valor añadido de forma inmediata, será necesario redefinir de forma rápida los procesos de trabajo, y dejar aquellas que, si bien necesarias, pueden obviarse sin crear efectos adversos a corto plazo.
4. ¿Dónde está el agujero?
El primer paso es saber si la falta de liquidez ha venido originada por la actividad o porque se ha estado financiando otros negocios deficitarios.
Las causas comunes de una incorrecta gestión empresarial suelen ser:
- El apego emocional del empresario a sus propias iniciativas, aunque la realidad demuestre que éstas son deficitarias.
- El otorgamiento de garantías entre pymes del grupo. Una línea de negocio ruinosa puede arrastrar al concurso de acreedores a otras actividades con beneficios.
- El papel que familiares cercanos pueden tener en algunas organizaciones. La gestión del personal es el elemento de más importancia en una pyme. No separar el ámbito familiar del ámbito empresarial es una fuente potencial de graves problemas.
- La compra de un elemento de activo “desproporcionado”. Pensar que todo lo que la empresa produzca va a encontrar comprador es un grave error de juicio. Es imprescindible tener un plan comercial realista que avale previamente la adquisición de cualquier compromiso de inversión destinado a incrementar la capacidad productiva.
5. Saber si es un problema estructura o coyuntural
Un problema coyuntural está causado por la variación temporal de una variable relevante para la organización, una vez la causa del problema ha desaparecido, éste se supera pronto sin causar nuevas dificultades.
Un problema estructural afecta a las áreas clave del sistema dentro de la organización, lo que llamamos actividades vitales. La causa no se arreglará con el tiempo; al contrario, es probable que empeore.
6. Detectar las causas
Debemos ser conscientes de que las causas del problema de la pyme serán diferentes según el tipo de actividad:
- En las organizaciones productivas las áreas clave son los consumos de materias primas, y la productividad de los recursos materiales (maquinaria e instalaciones) y humanos. A medio y largo plazo también es muy importante la ingeniería de producto.
- En una organización comercial, los puntos clave serán el margen con el que se trabaja y los costes directos comerciales.
- Una organización de servicios debe tener en cuenta los recursos clave, tanto si utiliza medios materiales como humanos.
7. Preparar un plan de choque
El plan de gestión se compone de varias partes, diferenciando acciones a corto, medio y largo plazo.
- Es siempre necesario eliminar el déficit de tesorería y las causas que lo originan.
- Hacer lo necesario para que la pyme vuelva a presentar beneficios.
- El plan de choque contiene las medidas necesarias para conseguir que la sociedad vuelva a tener una tesorería equilibrada y genere beneficios.
Estas condiciones son necesarias para proceder a la adaptación empresarial, permitiendo dotar a la pyme de la competitividad necesaria que asegure su supervivencia en el mercado.
8. Comunicación
El éxito o fracaso de un plan de viabilidad radica, en un porcentaje muy alto, en cómo se comunica. Por ello, la comunicación debe ser efectiva y periódica.
Se debe realizar un Plan de Comunicación, para saber QUÉ, CÓMO y CUÁNDO debemos comunicar las acciones que vamos a emprender.
9. Ejecutar el plan de viabilidad
Limpiar y volver a construir, estas son las 2 fases principales que se pueden ir haciendo por áreas.
- Limpiar: Iniciaremos un plan a corto plazo para proceder a ELIMINAR en cada área de la pyme las causas de los malos resultados.
- Construir: Iniciaremos un segundo plan a medio plazo para proceder a CAMBIAR la pyme y convertirla en una actividad viable.
10. Calendarización de la ejecución
El plan de acción debe ejecutarse con disciplina. Para asegurar su éxito, debemos:
- Planificar las acciones a realizar, disponer de un cuadro de seguimiento de cada ACCIÓN a realizar.
- Quien será RESPONSABLE de ponerla en marcha.
- Establecer la FECHA prevista de su ejecución.
- Dar seguimiento de los RESULTADOS de las acciones.
Es difícil romper las tendencias negativas en las ventas y los resultados, ya que son producto de una situación consolidada a lo largo del tiempo. Para enderezar el rumbo de una empresa, es necesario romper con las dinámicas que la han llevado a una situación delicada. Para ello debe aplicarse de forma disciplinada un plan de acción ejecutado por profesionales expertos.
